חתימה על PDF, איך ולמה?

PDF הוא פורמט נפוץ מאוד בגלל היכולת לנעול מסמכים ולמנוע סילוף תכנים. יש לא מעט יתרונות לפורמט ה-PDF, וניתן להציג את הקובץ באמצעות תוכנת אדובי רידר (Adobe Reader) ומגוון תוכנות נוספות. מעבר להצגת האלקטרונית הנוחה של מסמכי ה-PDF ניתן להוסיף שדות אינטראקטיביים למסמך, כגון תפריט גלילה, שדה טקסט ולחצנים, לכן היכולות האלו מאפשרות לנו להכין טפסים אלקטרוניים למילוי בהקלדה, וניתן לשלוח מסמכים המאפשרים חתימה על PDF, כלומר חתימה קריפטוגרפית לצורך אימות הזהות של שני הצדדים המביעים את הסכמתם על התוכן עליו הם חותמים.

מה זה בדיוק מסמך PDF ומהן היכולות הטמונות בו? איך ניתן להוסיף חתימה על PDF? האם חייבים להדפיס את המסמך כדי לחתום עליו או שניתן להוסיף חתימה דיגיטלית? כל המידע בהמשך הכתבה.

מהו מסמך PDF?

PDF הוא פורמט קובץ חופשי אשר הומצא על ידי חברת אדובי (ADOBE), ומטרתו להציג מסמכים ללא תלות בתוכנה שבה הכינו את המסמך, וכיום הפורמט מפותח על ידי ארגון התקינה הבינלאומי ISO. ראשי התיבות של PDF באנגלית הם Portable Document Format, בעברית תקינה תסדיר מסמכים נייד. לפורמט מסוג PDF יש יתרונות משמעותיים כמו היכולת לנעול את המסמך כך שלא יהיה אפשר לשנות אותו וכך ניתן למנוע סילוף תכנים ומידע, ואפשר לשמור על זכויות יוצרים.

הדרכים לחתימה על מסמך זה

באופן כללי, יש שתי דרכים עיקריות לצורך חתימה על מסמך PDF, הדפסה של המסמך וחתימה ידנית עליו או הוספת חתימה דיגיטלית, ולכל שיטה יש יתרונות וחסרונות. כדאי לדעת כי השימוש במסמכים בפורמט פי די אף הולך וגובר בקרב עסקים, ארגונים, משרדים ממשלתיים, רשויות שונות ומוסדות.

הדפסה וחתימה – כאשר מקבלים מסמך בפורמט PDF ויש להחזירו חתום לשולח, ניתן להדפיס את המסמך בעזרת המדפסת בבית או בעבודה, ולאחר הדפסת המסמך חותמים עליו ידנית. כדי להחזיר את המסמך החתום למי ששלח אותו, עלינו לסרוק את המסמך החתום ולשלוח אותו לנמען באמצעות פקס או דואר אלקטרוני. ראוי לציין כי חתימה ידנית על מסמך PDF מודפס גורמת לבזבוז זמן ומשאבים, לכריתת עצים לתעשיית הנייר ועוד.

חתימה דיגיטלית – האפשרות הנוחה והיעילה ביותר לחתום על מסמך PDF היא באמצעות מערכת המאפשרת חתימה על מסמכים מרחוק, בצורה מקוונת לחלוטין ומכל מכשיר, כולל טלפונים ניידים (סמארטפונים). אפשר לחתום דיגיטלית על מסמכי ה-PDF באמצעות המחשב, הטלפון הנייד או הטאבלט, ותהליך החתימה קל וידידותי מאוד למשתמש, וכמובן שכך אין צורך להדפיס מסמכים ולסרוק אותם, לכן זהו הפתרון המתקדם והיעיל ביותר, במיוחד כיום כאשר מפסיקים להשתמש במכשירי פקס וסורקים.

מה עדיף?

בעידן הדיגיטלי בו אנחנו חיים, כולנו מקבלים מסמכים שונים בפורמט PDF על מנת לחתום עליהם מרחוק, את המסמכים הדיגיטליים אנחנו יכולים לקבל במייל או בוואטסאפ. המעבר למסמכים הדיגיטליים מבורך ויש בו יתרונות רבים, הם לנו כבני אדם והן לעסקים, לארגונים וכמובן לאיכות הסביבה. עד לא מזמן נאלצנו להדפיס כל מסמך שהיה עלינו לחתום עליו, ולאחר החתימה הידנית היינו חייבים לסרוק את המסמך כדי לשלוח אותו בחזרה, בדרך כלל באמצעות פקס או דואר אלקטרוני. זהו תהליך מסורבל המהווה טרחה של ממש, וכיום לרוב האנשים אין מכשיר פקס וסורק בבית, כפי שהיה נהוג בעבר.

על כן, ללא ספק עדיף להשתמש במערכת חתימה דיגיטלית המאפשרת לנו לחתום על מסמכים אונליין. המערכת המתקדמת מאפשרת לנו לחתום בקלות מכל מכשיר ובכל מקום, וניתן לשתף את המסמך גם בוואטסאפ, לכן מייעלים את השירות ללקוחות, ובעלי עסקים יכולים לחסוך משאבים רבים, ולשפר את תהליכי השירות והמכירות ללקוחות.