הפעילות המבצעית לסוגיה ולגווניה מחייבת לא פעם כתיבה בשבת: קצין מבצעים בחמ"ל מתעד את המתרחש ב"יומן מבצעים"; מפקד משתתף בקבוצת פקודות (קפ"ק), ומבקש לכתוב לעצמו את עיקרי המשימות שהוטלו עליו; לוחם נדרש לרשום ולתעד ממצאים מבצעיים שאותרו בזירת לחימה, והדוגמאות עוד רבות.
כתיבה בשבת אסורה מן התורה, ואף שגם היא, כמו שאר המלאכות, מותרת במקום פיקוח נפש, פעמים רבות ניתן לכתוב באופן שיפחית מחומרת האיסור, ובעיקר כאשר הכתיבה הינה צורך מבצעי עקיף ולא צורך מבצעי ישיר ודחוף.
הדרך הקלה ביותר לכתיבה בשבת היא כתיבה במחשב או באמצעי חשמלי אחר. לדעת רבים מפוסקי הזמן, כתיבה במחשב אינה נחשבת לכתיבה המתקיימת, ועל כן אין בה איסור תורה. כך, למשל, כתב בשו"ת יביע אומר (אורח חיים ח' מ"ח) לעניין כתיבה במחשב בחול המועד: "ולדעתי ההקלדה של המחשב בוודאי שאין בה שום חשש איסור, כיון שאין האותיות מודפסות על דבר המתקיים, אלא שנראים על מסך המחשב בלבד", וכן כתבו בספר נשמת אברהם (סימן ש"מ אות ו') ובספר מאור השבת (חלק ד' עמוד ר') בשם הגרש"ז אויערבך שאין בתצוגה אלקטרונית משום כתב.
אמנם, יש פוסקים שהחמירו בכך ונטו לראות את הכתיבה על המחשב ככתיבה המתקיימת (ראו על כך בהרחבה בתורת המחנה – שבת, פרק מ"ב תשובה ב'), ובעיקר שברור שזו דרך הכתיבה העיקרית בעולם המודרני. אף על פי כן, ברור שכאשר ישנה התלבטות בין כתיבה ידנית וכתיבה דיגיטלית, זו האחרונה עדיפה.

כמו כן, הרבנות הצבאית מספקת לחמ"לים ולמשרדים "מקלדת שבת" שמפותחת ומיוצרת על ידי מדור הלכה וטכנולוגיה בענף ההלכה של הרבנות הצבאית. מקלדת זו, המבוססת על מנגנונים שונים של הפעלת עקיפין ("גרמא", "מניעת המונע" וכו'), מקילה עוד יותר מחומרת האיסור, ולכן כתיבה ממוחשבת בעזרת "מקלדת שבת" בוודאי עדיפה על כל צורת כתיבה אחרת.
דרך נוספת ל"כתיבה שאינה מתקיימת" היא בעזרת עט שבת, המכיל דיו שנמחק מאליו כעבור 48-24 שעות. יש מפוסקי הזמן (ראו, למשל, במאמרו של הגר"מ אליהו בתחומין כרך י"א) שצידדו בשימוש בעט כזה לצרכים רפואיים או ביטחוניים חיוניים, והסבירו שאף שהכתב מתקיים למשך מספר ימים, הרי שהוא שונה מהותית מכתב רגיל שמתקיים לזמן ממושך, ועל כן אין בו איסור תורה. אמנם, חשוב לציין שהשימוש בעט שבת יתבצע רק אם אכן מדובר על מידע שאין צורך לשמור אותו לזמן ממושך, כגון מפקד שמקבל הוראה מיידית לביצוע, והוא רושם לעצמו כמה נקודות קצרות לטיפול מיידי. כאשר מדובר על מידע שיש חשיבות מבצעית לכך שיישמר לאורך זמן, כמו למשל תיעוד ב"יומן מבצעים", אין להשתמש בעט שבת, מחשש לאובדן המידע. אמנם, ניתן להעתיק או לצלם את המידע לאחר צאת השבת, אך כאשר אין ודאות שיהיו פנאי וקשב לעשות זאת, אסור להשתמש בעט שבת מחשש לתקלה מבצעית.
כמו כל מלאכות שבת, גם הכתיבה אסורה רק כאשר היא מתבצעת כדרכה. לפיכך, מי שכותב ביד שמאל (ולשמאליים ביד ימין) – אין בכך איסור תורה. גם כאן, מדובר על פתרון מוסכם מבחינה הלכתית אלא שהיישום שלו מוגבל, הן מחשש שהכתב יהיה בלתי קריא, ומי שנדרש לקרוא אותו להסיק ממנו מסקנות מבצעיות לא יוכל לעשות זאת; והן משום שכתיבה ביד שמאל עלולה להיות איטית מאוד, ולעיתים הצורך מבצעי מחייב כתיבה מרובה ובמהירות.
אנו קוראים השבת בפרשת "חיי שרה" על נחישותו ומסירותו של אברהם אבינו בהיאחזותו בארץ ישראל, וברכישת מערת המכפלה בכסף מלא. ברוחו ובדרכו של אברהם אבינו, קבעו חז"ל (גיטין דף ח', בבא קמא דף פ') שמותר לבקש מאינו יהודי לכתוב שטר מכירה על קרקע בארץ ישראל משום יישוב הארץ, וביאר על כך הרמב"ן (מסכת שבת, דף ק"ל) כי: "מצווה ותועלת לכל ישראל הוא שלא תחרב ארץ קדושה".
רוב הראשונים הבינו את הסוגיה כפשוטה, שמפאת מעלת מצוות יישוב הארץ, התירו לבקש מנוכרי לכתוב כתיבה גמורה, שאסורה מן התורה. אולם, כמה מראשוני אשכנז פירשו שההיתר בסוגיה הזו מוגבל ומצומצם יותר, וכוונת חז"ל היא לבקש מן הנוכרי לכתב שטר בלועזית, ולא בעברית. לדעת אותם ראשונים, איסור כתיבה בשבת הוא אך ורק בכתב עברי (ואולי גם יווני) רהוט ומדויק. אך כתיבה בשפה אחרת, או אפילו כתיבה בעברית בכתב עגול ולא מרובע – אין בה איסור תורה, אלא רק איסור דרבנן.
הרמ"א (אורח חיים, ש"ו י"א) הביא להלכה את דעת אותם ראשונים, שההיתר לכתוב שטר לגאולת קרקעות בארץ ישראל בשבת הוא דווקא בכתב לועזי, ומדבריו משמע שאכן צורת כתב כזאת אינה אסורה מן התורה. אך רוב רובם של הפוסקים (ראו ביאור הלכה שם, ובשו"ת יביע אומר אורח חיים ג' כ"ג) דחו את הדעה הזו מן ההלכה, והוכיחו ממקורות מפורשים בדברי חז"ל והרמב"ם שכל צורת כתב אסורה בשבת מן התורה. כאשר היה מי שהציע לגריא"ה הרצוג (שו"ת היכל יצחק, אורח חיים ל"ו) להמליץ על כך שכל כתיבה לצרכים ביטחוניים תתבצע בכתב רהוט ולא בכתב מרובע, ובדרך זו להקל מחומרת האיסור, הרב הרצוג התנגד בתוקף והבהיר שאמנם מבחינה הלכתית יש צד לומר שכתיבה לועזית או כתיבה בכתב רהוט ולא מרובע קלה יותר, אך אם הוא יפסוק ויפרסם שהדבר מותר "יש לחוש למתפרצים… שיבואו חס ושלום להקל לכתוב קוריספודנציות בלשון העמים ובכתבם". הרב הרצוג מסכם ומבהיר ש"דבר זה אסור לאומרו בפני מי שאיננו תלמיד חכם", דהיינו שזהו מסוג פסקי ההלכה שאף שנאמרו לצורך מיוחד של פיקוח נפש, הם עלולים להתפרש שלא כהלכה ולגרום לטעות.
לפיכך, הלכה למעשה סדר הכתיבה בנסיבות מבצעיות הוא כדלהלן: 1) כתיבה במחשב בעזרת "מקלדת שבת"; 2) כתיבה במחשב בלי "מקלדת שבת", או כתיבה בטלפון הנייד, בטאבלט או באמצעי אלקטרוני אחר; 3) כתיבה ב"עט שבת", כאשר המידע נחוץ לזמן קצר בלבד ואין חשש שיאבד; 4) כתיבה ביד שמאל, אם הכתב קריא ואין בהילות של זמן; 5) כתיבה ידנית רגילה.
כמובן, תעדוף זה נכון רק אם איננו פוגע במהירות וביעילות המשימה המבצעית, וכמו כן רק אם אינו פגיעה בהוראות "ביטחון המידע" של צה"ל, שמחייבות לשמור באופן המתאים על כל מידע כתוב.